Oleh: Kencana Bayuaji, S.E., CRMPA, CFAS, CITAP, CPFI

Abstraksi

Audit investigatif adalah metode pemeriksaan mendalam yang digunakan untuk mengungkap, menganalisis, dan membuktikan dugaan terjadinya fraud dalam organisasi atau perusahaan. Proses ini melibatkan pengumpulan data, klarifikasi dokumen, analisis bisnis proses, pengamatan pihak-pihak terkait, hingga identifikasi dampak fraud terhadap organisasi. Analisis mendalam dilakukan terhadap hasil klarifikasi dokumen dan bisnis proses untuk menemukan fakta objektif dan bukti-bukti relevan, kompeten, cukup, serta menguatkan hipotesis dugaan fraud, serta menentukan pihak yang terlibat dan pelanggaran yang terjadi. Artikel ini juga mencakup dampak fraud terhadap organisasi dan rekomendasi strategis untuk pencegahan.

I. Pendahuluan

• Fraud adalah ancaman yang tidak hanya merugikan secara finansial tetapi juga dapat merusak reputasi organisasi. Modus-modus fraud seringkali kompleks dan melibatkan kolaborasi berbagai pihak internal maupun eksternal.
• Audit investigatif bertujuan untuk mengidentifikasi modus operandi, mengevaluasi bukti, dan memberikan rekomendasi untuk pencegahan. Fokus utama adalah melakukan analisis mendalam terhadap dokumen, proses bisnis, dan pihak-pihak yang terlibat untuk memastikan keakuratan temuan.

II. Strategi dan Teknik Penyelidikan Audit Investigatif

1. Klarifikasi Dokumen

Klarifikasi dokumen merupakan langkah awal yang sangat penting dalam audit investigatif. Proses ini melibatkan:

• Verifikasi keaslian dokumen: Memastikan bahwa dokumen terkait, seperti faktur, kontrak, atau laporan keuangan, tidak mengalami manipulasi.
• Analisis konsistensi: Membandingkan isi dokumen dengan data pendukung lainnya, seperti data transaksi, logistik, atau catatan pembayaran.
• Identifikasi anomali: Mendeteksi adanya elemen tidak wajar, seperti tanggal yang tidak sinkron, perubahan tanda tangan, atau revisi yang mencurigakan.

2. Klarifikasi & Observasi Pihak Terkait

Selama klarifikasi, auditor harus mengamati perilaku pihak terkait untuk mendeteksi potensi indikasi fraud:

• Bahasa tubuh: Misalnya, gelisah, menghindari kontak mata, atau perubahan gerakan tangan secara tiba-tiba.
• Bahasa lisan: Penjelasan yang berbelit, inkonsistensi dalam kronologi, atau upaya mengalihkan pembicaraan.
• Chemistri antar pihak: Indikasi adanya hubungan tersembunyi antara pihak internal dan eksternal, seperti kolusi atau konflik kepentingan.

3. Analisis Bisnis Proses

• Auditor perlu memetakan proses bisnis yang relevan dengan fraud yang diduga terjadi. Analisis dilakukan untuk memahami celah atau kelemahan yang dimanfaatkan oleh pelaku.

Langkah-langkah analisis:

• Identifikasi tahapan kritis dalam bisnis proses, seperti pengadaan, persetujuan anggaran, atau pembayaran.
• Bandingkan pelaksanaan proses aktual dengan standar operasional prosedur (SOP).
• Cari inkonsistensi dalam alur dokumen, seperti dokumen yang dilewati tahap verifikasi.

Contoh Kasus:

• Dalam proses pengadaan barang, ditemukan bahwa faktur pengiriman tidak sesuai dengan barang yang diterima. Setelah klarifikasi dokumen dan wawancara pihak terkait, terungkap bahwa dokumen telah dipalsukan oleh manajer pengadaan bekerja sama dengan vendor.

III. Analisis Mendalam atas Hasil Klarifikasi Dokumen dan Proses Bisnis

1. Pola Modus Fraud dan Pelanggaran Regulasi

Hasil klarifikasi dokumen dan analisis bisnis proses menunjukkan beberapa kemungkinan pola fraud yang sering ditemukan:

1. Pemalsuan dokumen: Faktur atau surat jalan yang dimanipulasi untuk mencairkan dana fiktif.

• Pelanggaran: Melanggar ketentuan akuntansi dan peraturan pengadaan (misalnya, Perpres 16/2018).

2. Mark-up harga: Kenaikan harga barang/jasa tanpa dasar yang sah.

• Pelanggaran: Bertentangan dengan prinsip efisiensi dan akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa.

3. Kolusi: Kesepakatan tersembunyi antara karyawan dan vendor untuk membagi keuntungan.

• Pelanggaran: Melanggar kode etik perusahaan dan Undang-Undang Anti Korupsi.

2. Kronologis Terjadinya Fraud

Setelah klarifikasi, auditor dapat merekonstruksi kronologi fraud:

1. Tahap perencanaan:

Pihak internal menyusun dokumen palsu bersama vendor untuk mendukung transaksi fiktif.

2. Tahap pelaksanaan:

Dokumen diajukan untuk persetujuan tanpa verifikasi yang memadai.

3. Tahap pelaporan:

Pelaku berusaha menyembunyikan jejak melalui manipulasi catatan pada pelaporan atau tekanan terhadap saksi.

3. Pihak yang Diduga Terlibat

• Pihak Internal: Manajer pengadaan, staf keuangan, atau supervisor yang memberikan persetujuan tanpa verifikasi.
• Pihak Eksternal: Vendor yang bekerja sama dalam manipulasi dokumen atau transaksi fiktif.
• Kolaborator: Pihak yang membantu menyembunyikan bukti atau memfasilitasi pencairan dana.

4. Dampak Fraud Terhadap Organisasi

Hasil klarifikasi menunjukkan dampak signifikan terhadap:

Keuangan:

• Kerugian langsung akibat pembayaran transaksi fiktif.
• Biaya tambahan untuk investigasi dan pemulihan sistem.

Reputasi:

• Kehilangan kepercayaan dari mitra bisnis dan pemangku kepentingan.

Operasional:

• Gangguan proses bisnis akibat ketergantungan pada vendor yang tidak kompeten.

IV. Kesimpulan dan Rekomendasi

Kesimpulan:

• Hasil klarifikasi dokumen dan analisis bisnis proses menunjukkan bahwa fraud sering terjadi akibat kelemahan sistem pengendalian internal, kolusi antar pihak, dan manipulasi dokumen. Modus operandi yang ditemukan, seperti mark-up harga atau transaksi fiktif, melibatkan pelanggaran regulasi dan kode etik.

Rekomendasi:

1. Penguatan Sistem Pengendalian Internal:

• Terapkan mekanisme verifikasi dokumen berlapis.
• Gunakan teknologi seperti audit forensik berbasis data untuk mendeteksi anomali.

2. Peningkatan Kapasitas Karyawan:

• Adakan pelatihan regulasi dan etika untuk meningkatkan kesadaran karyawan.

3. Tindakan Hukum Tegas:

• Proses hukum bagi pihak yang terlibat untuk memberikan efek jera.

4. Transparansi dan Akuntabilitas:

• Dokumentasikan semua kebijakan dan prosedur pengadaan secara tertulis.

Audit investigatif yang dilengkapi analisis mendalam atas dokumen, proses bisnis, dan perilaku pihak terkait dapat mengungkap fakta fraud secara objektif dan memberikan solusi untuk memperkuat integritas organisasi.