Oleh: Kencana Bayuaji, S.E., CRMPA, CFAS, CITAP, CPFI
 

Abstraksi
Dalam audit investigatif, klarifikasi dan observasi dokumen merupakan dua elemen krusial dalam menggali informasi terkait dugaan fraud atau penyimpangan dalam organisasi. Keberhasilan dalam melakukan klarifikasi yang efektif dan observasi dokumen yang teliti dapat mengungkap informasi yang tersembunyi, yang berpotensi mengarah pada temuan signifikan dalam audit. Episode ini membahas teknik klarifikasi yang efektif, pentingnya mengamati bahasa tubuh, serta bagaimana mengidentifikasi inkonsistensi antara pernyataan dan dokumen yang relevan melalui observasi dokumen dalam proses audit investigatif.

Pendahuluan
Audit investigatif tidak hanya memeriksa angka atau dokumen, tetapi juga berfokus pada orang-orang yang terlibat, bagaimana mereka berkomunikasi, dan apa yang mereka sembunyikan. Teknik klarifikasi dan observasi dokumen adalah alat utama bagi auditor dalam mengungkap fakta tersembunyi di balik tindakan fraud. Klarifikasi yang baik memerlukan persiapan matang, kesabaran, dan keterampilan untuk membaca situasi, sedangkan observasi dokumen adalah langkah yang memastikan bahwa informasi yang dikumpulkan memiliki kredibilitas dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, dalam audit investigatif, kedua teknik ini harus dikuasai dengan baik.

Mengenal Peran Klarifikasi dalam Audit Investigatif
Klarifikasi dalam audit investigatif tidak hanya sekadar bertanya dan menjawab, melainkan sebuah teknik yang mendalam untuk menggali informasi yang relevan mengenai dugaan penyimpangan atau fraud. Auditor harus memiliki strategi untuk mendapatkan informasi yang valid dan relevan serta mengidentifikasi potensi penyembunyian informasi.

Tujuan Klarifikasi:

1. Mengumpulkan Informasi Relevan: Tujuan utama klarifikasi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan mengarah pada penemuan fakta tentang fraud. Misalnya, siapa yang terlibat, bagaimana fraud dilakukan, dan apa saja yang disembunyikan.
2. Mengidentifikasi Inkonsistensi: Melalui klarifikasi, auditor juga dapat mengidentifikasi inkonsistensi antara pernyataan pihak yang diklarifikasi dengan bukti-bukti yang ada, seperti dokumen transaksi atau catatan lainnya.
3. Membangun Hubungan: Hubungan yang baik dengan pihak yang diklarifikasi penting agar mereka merasa nyaman dalam memberikan informasi. Hubungan ini harus dibangun melalui komunikasi yang empatik dan tidak menghakimi.

Persiapan Sebelum Klarifikasi:

1. Menyusun Daftar Pertanyaan: Daftar pertanyaan yang terstruktur dan relevan sangat penting agar klarifikasi tidak hanya mengarah pada pertanyaan yang tidak berguna. Pertanyaan tersebut harus disesuaikan dengan dugaan fraud yang sedang diselidiki.
2. Menganalisis Dokumen Terkait: Sebelum klarifikasi, auditor perlu menganalisis dokumen terkait agar bisa menggali informasi lebih dalam. Dokumen yang relevan harus diperiksa terlebih dahulu untuk mengidentifikasi hal-hal yang perlu diperjelas dalam klarifikasi.
3. Menciptakan Suasana Klarifikasi yang Nyaman: Untuk menghindari tekanan pada pihak yang diklarifikasi, auditor perlu menciptakan suasana yang nyaman dan profesional, sehingga pihak yang diklarifikasi tidak merasa terpojok dan lebih terbuka.
4. Mengamati Bahasa Tubuh dan Chemistri: Selain kata-kata yang diucapkan, bahasa tubuh dapat memberikan banyak informasi penting dalam klarifikasi investigatif. Ketegangan, kebohongan, atau ketidaksinambungan bisa terdeteksi dari perilaku non-verbal seseorang.

Bahasa Tubuh yang Perlu Diwaspadai:

1. Gerakan Tangan dan Wajah: Tangan yang gemetar, gerakan tubuh yang gelisah, atau perubahan mendadak pada ekspresi wajah bisa menunjukkan ketegangan atau bahkan kebohongan. Misalnya, ketika seseorang berbicara tentang topik yang sensitif, ekspresi wajah yang tiba-tiba berubah bisa mengindikasikan bahwa mereka tidak jujur.
2. Gerakan Tubuh yang Tertutup: Menyilangkan tangan atau tubuh menjauh bisa menjadi tanda defensif, yang mengisyaratkan bahwa orang tersebut berusaha untuk menyembunyikan sesuatu. Ini juga menunjukkan ketidaknyamanan dan keengganan untuk terbuka.
3. Pola Pernapasan: Perubahan pola pernapasan, seperti bernapas lebih cepat atau tersengal-sengal, sering kali menunjukkan kecemasan atau ketegangan, yang bisa muncul ketika pihak yang diklarifikasi menghadapi pertanyaan sulit atau berusaha menyembunyikan fakta.

Chemistri dan Hubungan yang Terjalin:

1. Membangun Hubungan yang Terbuka: Menggunakan teknik komunikasi terbuka, seperti mendengarkan secara aktif dan memberikan umpan balik empatik, dapat membantu pihak yang diklarifikasi merasa lebih aman dan terbuka.
2. Pengaruh Pertanyaan Terbuka: Pertanyaan terbuka, seperti “Bisakah Anda ceritakan lebih lanjut tentang prosedur yang diikuti dalam pemilihan vendor?” memberikan kesempatan bagi pihak yang diklarifikasi untuk memberikan informasi yang lebih mendalam dan memperkaya klarifikasi.
3. Teknik Mengidentifikasi Inkonsistensi: Salah satu keterampilan utama dalam klarifikasi investigatif adalah kemampuan untuk mendeteksi inkonsistensi antara pernyataan yang diberikan oleh pihak yang diklarifikasi dengan bukti-bukti yang ada. Ini adalah tanda bahwa sesuatu yang penting mungkin disembunyikan.

Teknik untuk Mengidentifikasi Inkonsistensi:

1. Membandingkan Dokumen dengan Pernyataan: Memastikan bahwa pernyataan yang diberikan oleh pihak yang diklarifikasi sesuai dengan dokumen yang ada sangat penting. Misalnya, jika seseorang mengklaim tidak tahu tentang transaksi tertentu, tetapi dokumen menunjukkan bahwa mereka menandatangani dokumen yang terkait dengan transaksi tersebut, ini adalah inkonsistensi.
2. Menguji Kredibilitas Pernyataan: Auditor dapat mengajukan pertanyaan yang sama beberapa kali dengan cara yang sedikit berbeda untuk melihat apakah ada ketidakkonsistenan dalam jawaban yang diberikan.
3. Memperhatikan Hindaran atau Perubahan Topik: Pihak yang diklarifikasi yang menghindari untuk menjawab langsung atau mengalihkan pembicaraan mungkin sedang berusaha untuk menyembunyikan sesuatu.
4. Mengelola Observasi Dokumen dengan Efektif: Observasi dokumen adalah langkah krusial dalam audit investigatif. Tanpa observasi yang tepat, informasi yang dikumpulkan dalam klarifikasi bisa jadi tidak cukup valid atau tidak dapat dipertanggungjawabkan. Melalui observasi dokumen yang cermat, auditor dapat menemukan hal-hal yang terlewatkan atau inkonsistensi dalam dokumen tersebut.

Strategi Observasi Dokumen:

1. Mengidentifikasi Dokumen Utama: Penting untuk terlebih dahulu mengidentifikasi dokumen yang relevan yang dapat digunakan untuk mengkonfirmasi atau menyanggah pernyataan pihak yang diklarifikasi. Dokumen utama bisa berupa kontrak, laporan keuangan, atau bukti transaksi.
2. Verifikasi Berlapis: Jika ada keraguan terhadap validitas dokumen, lakukan verifikasi dengan menanyakan kepada pihak yang berbeda yang terlibat dalam transaksi tersebut untuk memastikan kebenarannya.
3. Menggunakan Bukti Pendukung: Observasi dokumen tidak hanya mengandalkan satu dokumen saja, tetapi perlu didukung oleh bukti lainnya seperti email, laporan keuangan, atau dokumen kontrak terkait, yang dapat memberikan gambaran yang lebih jelas dan mendalam.

Tanya Jawab Tertulis vs. Lisan:

Observasi dokumen dapat dilakukan melalui pertanyaan tertulis (misalnya email) atau klarifikasi lisan. Keduanya memiliki kelebihan tersendiri: klarifikasi lisan memungkinkan auditor untuk mengamati bahasa tubuh, sementara tanya jawab tertulis memberi kesempatan bagi pihak yang diklarifikasi untuk memberi jawaban yang lebih terstruktur dan terperinci.

Contoh Kasus: Klarifikasi dan Observasi Dokumen dalam Praktik: Misalnya, seorang auditor sedang menyelidiki kasus penggelembungan biaya dalam pengadaan barang. Seorang manajer pengadaan menyatakan bahwa harga barang sesuai dengan kontrak dan harga pasar. Namun, setelah diverifikasi, ditemukan perbedaan harga signifikan antara harga yang disebutkan dan harga pasar.

Melalui klarifikasi lanjutan, auditor memperhatikan ketegangan dalam bahasa tubuh manajer tersebut: ia menghindari kontak mata dan berbicara dengan kalimat yang pasif. Auditor kemudian menggunakan teknik klarifikasi dengan membandingkan data dari beberapa sumber, akhirnya menemukan bahwa vendor yang dipilih ternyata merupakan perusahaan fiktif yang dikelola oleh kerabat dekat manajer tersebut.

Penutup
Klarifikasi dan observasi dokumen adalah keterampilan yang sangat penting dalam audit investigatif. Dengan menguasai teknik-teknik ini, auditor tidak hanya dapat menggali informasi tetapi juga menemukan fakta yang tersembunyi di balik pernyataan dan dokumen. Kemampuan untuk mendeteksi inkonsistensi dan mengelola observasi dokumen dengan hati-hati akan mengarah pada temuan yang lebih akurat dan relevan. Pada episode berikutnya, kita akan membahas bagaimana menganalisis hasil klarifikasi dan observasi dokumen untuk menyusun laporan audit yang komprehensif.